Termeni şi condiţii 

Congresul Naţional pentru Studenţi şi Tineri Medici KronMed 2020

 

Capitolul I - Informaţii generale

Capitolul II - Înregistrare

Capitolul III - Tipuri de participanţi

Capitolul IV - Lucrări ştiinţifice

Capitolul V - Modalitatea de selecţie a abstractelor

Capitolul VI - Repartizare Workshop-uri şi conferinţe

Capitolul VII - Certificate de participare

Capitolul VIII - Taxe

Capitolul IX - Politica de returnare a taxelor

Capitolul X - Termene limită

Capitolul XI - Anularea evenimentului în caz de forță majoră

Politica de confidențialitate a datelor

 


 

Capitolul I  - Informații generale 

 

Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni (ASSM) este o organizație non-profit, fondată la 10 martie 2009, de către tineri viitori medici, ce are în vedere modelarea unei societăți mai educate, mai responsabile, mai sănătoase, prin campaniile și activitățile desfășurate. 

ASSM este organizatorul oficial al evenimentului. 

Site-ul oficial al asociației este  : www.assmbv.org

Site-ul oficial al Congresului : www.kronmed.org

Proprietarul site-ului oficial este ASSM.

Pentru a putea participa la cea de-a doua ediție a congresului KronMed este obligatorie înregistrarea pe site-ul oficial și achitarea taxei de participare. 

Limba oficială a congresului este limba română.

 

Capitolul II - Înregistrare

 

Înregistrarea participanților se va face online, pe site-ul oficial al evenimentului. Puteți alege din următoarele: participant activ sau participant pasiv. 

Pe baza alegerii dumneavoastră, va trebui să completați o serie de câmpuri obligatorii privind informațiile cu caracter personal. Vă informăm că datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi utilizate în conformitate cu Directiva 95/46 / CE (Regulamentul general privind protecția datelor - GDPR). 

Înregistrarea va fi completă odată cu finalizarea plății, primirea unui e-mail de confirmare și trimiterea dovezii de plată. În situația în care ați optat pentru plata online, dovada plății este reprezentată de extrasul de cont astfel încât nu mai este nevoie să ne trimiteți o altă dovadă.




 

Capitolul III - Tipuri de participanți

 

Participantul pasiv: Acest tip de cont vă asigură accesul la toate activitățile științifice și sociale ale congresului (conferințe, workshop-uri și keynotes) pe întreaga durată a evenimentului, fără a fi autor sau coautor al unei lucrări științifice prezentate.

Dacă doriți să vă schimbați tipul de cont și să deveniți un participant activ, puteți face acest lucru până la data limită de trimitere a abstractelor. Puteți alege din următoarele pachete în funcție de deadlines și numărul de pachete rămase disponibile : Super Early Bird , Early Bird, Regular și Late. 

Participantul activ: Acest tip de cont implică a fi autor sau coautor al unei lucrări științifice acceptate. Abstractul va fi transmis doar de autor, care va fi și prezentatorul. Pe lângă activitățile științifice clasice (conferințe, workshop-uri și keynotes), participantul activ ar trebui să participe și la prezentările orale. Este obligatoriu ca autorul să aibă un cont activ. Asigurați-vă că toate adresele de e-mail sunt valabile. 

Pentru mai multe informații despre lucrările științifice, accesați capitolul dedicat acestei teme. 

 

Capitolul IV - Lucrări științifice

 

IV.1  Prezentare orală 

  • Științe Fundamentale

  • Științe Medicale

  • Științe Chirurgicale

  • Prezentare de caz

Prezentarea orală poate avea un singur prezentator. Dacă prezentatorul anunțat nu mai poate susține lucrarea : 

  • are dreptul de a desemna unul din coautori pentru a susține discursul dar numai dacă anunță organizatorii evenimentului obligatoriu cu cel puțin 48 de ore înainte de ora și data sesiunii;

  • Diferențele de taxe dintre autorul care ar fi trebuit să prezinte ( în calitate de participant activ) și co-autor( în calitate de participant pasiv) sunt responsabilitatea participanților implicați. 

IV.2 Prezentare poster- TBA

IV.3 Depunerea abstractelor

Se realizează în conformitate cu informațiile transmise de organizatorii evenimentului. Deadline-ul de depunere a abstractelor este 15 septembrie 2020.  

IV.4 Detalii tehnice 

Site-ul nostru vă pune la dispoziție un ghid cu informații clare legate de redactarea abstractelor.

IV.5 Detalii importante

Fiecare lucrare poate avea maximum 1 autor, 3 coautori și 2 coordonatori științifici.

Un participant activ se poate găsi singur într-una din cele patru situații următoare:

  • Autor al unei lucrări;

  • Coautor al unei lucrări;

  • Autor al unei lucrări și co-autor al unei alte lucrări;

  • Coautor a două lucrări diferite;

Capitolul V - Modalitatea de selecție a abstractelor -TBA

 

Capitolul VI - Repartizare workshop-uri și conferințe

 

Programul științific va fi finalizat și publicat pe site-ul oficial al evenimentului. 

Selecția workshop-urilor și conferințelor va fi anunțată numai după finalizarea programului științific. După înscriere și confirmarea primită pe e-mail a participării, participantul are obligația de a opta pentru workshop-urile la care își dorește să participe. În acest sens, organizatorii vor posta o listă în prealabil ce cuprinde toate workshop-urile iar ulterior, va fi stabilit un termen limită pentru a permite participanților să îți selecteze opțiunile. 

 

Evenimente obligatorii - TBA. 

 

Capitolul VII - Certificate de participare

 

Certificatul de participare va fi trimis participanților la adresa de e-mail furnizată de participant la înregistrare în cel mult 1 (o) lună după ce completați formularul de feedback.Este responsabilitatea participantului (fie pasiv sau activ) să se asigure că furnizează o adresă completă, corectă și precisă.

Se acordă certificate de participare : 

  • Participanților activi care îndeplinesc criteriile de eligibilitate;

  • Participanților pasivi care îndeplinesc criteriile necesare și participă la evenimentele obligatorii. 

În cazul în care un participant activ nu îndeplinește aceste criterii, el va primi un certificat echivalent cu cel al unui participant pasiv.

În cazul în care un participant pasiv nu îndeplinește aceste criterii, nu va primi niciun certificat. În cazul în care lucrarea științifică nu este prezentată din motive care nu țin de comitetul de organizare, autorul și coautorii vor primi certificate echivalente cu cele ale participanților pasivi, iar abstract-ul aferent nu va fi publicat în Cartea de abstracte. 

Capitolul VIII - Taxe 

Pachete oferite:

 

  • SUPER EARLY BIRD ( SEB) - 110 RON - 50 PASS 

( Welcome kit + o surpriză din partea OC; Acces la ceremonia de deschidere a congresului; Acces la coffee-breaks pe toată durata congresului; Acces la evenimentele științifice pe toată durata congresului; Acces la lunch; Acces program social; Certificat de participare. )

  • EARLY BIRD (EB)  - 135 RON  - 100 PASS

( Welcome kit; Acces la ceremonia de deschidere a congresului; Acces la coffee-breaks pe toată durata congresului; Acces la evenimentele științifice pe toată durata congresului; Acces la lunch; Acces program social; Certificat de participare. )

  • REGULAR FEE (RF) - 155 RON

( Welcome kit; Acces la ceremonia de deschidere a congresului; Acces la coffee-breaks pe toată durata congresului; Acces la evenimentele științifice pe toată durata congresului; Acces la lunch; Acces program social; Certificat de participare. )

  • LATE FEE(LF) - 185 RON

( Welcome kit; Acces la ceremonia de deschidere a congresului; Acces la coffee-breaks pe toată durata congresului; Acces la evenimentele științifice pe toată durata congresului; Acces la lunch; Acces program social; Certificat de participare. )

 

  • Pentru PARTICIPANŢII ACTIVI - 120 RON 

( Welcome kit + o surpriză din partea OC; Acces la ceremonia de deschidere a congresului; Acces la coffee-breaks pe toată durata congresului; Acces la evenimentele științifice pe toată durata congresului; Acces la lunch; Acces program social; Certificat de participare. )

  • Modalități de plată: 

    1. Transfer Bancar Direct în contul Asociaţiei;​

 

Nume : ASOCIAŢIA ŞTIINŢIFICĂ A STUDENŢILOR MEDICINIŞTI BRAŞOVENI

Adresă : Municipiul Braşov, str. Nicolae Bălcescu, nr. 56, judeţul Braşov

CIF : 26846438

Cont bancar : RO63BTRL00801205S91115XX , Banca Transilvania

     

        2. Plata online

​​

  • Termene de plată - în conformitate cu deadline-urile transmise de organizaori.

 

Mențiuni

Organizatorii KronMed 2020 nu își asumă nicio responsabilitate în cazul în care confirmarea oricărei plăți și / sau activarea ulterioară a contului personal este întârziată din motive care nu se încadrează în sfera de responsabilitate a ASSM(de exemplu, sărbătorile bancare , sărbătorile naționale, perioadele de oprire ale băncilor sau ale furnizorului de internet, întreruperea furnizorului de plăți online, greve etc).

Organizatorii KronMed 2020 au dreptul, la discreția lor și fără notificare prealabilă, de a schimba  sau modifica orice participare sau taxe speciale și / sau orice termen limită. Aceste modificări nu afectează participanții care au plătit deja și au primit confirmarea de plată. Orice modificare a termenelor de plată a taxelor și / sau taxe va fi anunțată pe site-ul oficial și pe paginile oficiale ale evenimentului și nu este considerată o modificare a Termenilor și condițiilor actuale.

Taxele nu sunt rambursabile. 

Capitolul IX - Politica de returnare a taxelor

Condiții generale de restituire a taxei

Taxele sunt rambursabile la cerere, atât  timp cât participantul (fie activ fie pasiv) corespunde normelor mai jos specificate, menționând în cerere numele, prenumele, motivul nominalizat și contul în care vor fi transferați banii.

Vom rambursa numai prin transfer bancar online, rambursarea în numerar nu va fi disponibilă. Toate comisioanele bancare vor fi deduse din suma rambursată. Vom transfera banii în contul bancar indicat în cel mult 15 zile lucrătoare.

Dacă participantul alege să solicite o rambursare a taxei de congres, acesta va pierde statutul de participant și nu va mai putea participa la KronMed 2020. 

NU se vor da rambursări pentru taxele  Super Early Bird şi Early Bird , cu excepția situațiilor care depind doar de organizatorii KronMed 2020 și care afectează participarea și dorințele participantului sau a celor prevăzute în secțiunea „Condiții specifice de restituire”.

Nu putem efectua alte rambursări în afară de cele menționate mai jos în subsecțiunea „Termeni de restituire specifici”. Nu vom lua în considerare nicio cerere de rambursare făcută în zilele congresului și / sau după termenele de rambursare specificate mai jos așa cum se menționează în secțiunea „Condiții specifice de restituire”.

Condiții specifice de restituire:

  • În cazul în care un participant aplică pentru un workshop care se anulează din cauza unei probleme a organizatorilor KronMed 2020, participantul poate rezerva orice alt workshop în cel mult 48 de ore de la anunțarea anulării (dacă anularea se întâmplă după data limită de rezervare a workshop-urilor) și , dacă după consultarea cu echipa noastră , nu găsește niciun workshop interesant pentru nevoile sale, are dreptul să solicite o rambursare completă a taxelor plătite anterior în orice moment al congresului. În acest caz, nu vom deduce nicio taxă suplimentară de administrare, în afara comisioanelor bancare. Acest lucru NU se aplică schimbării speaker-ului, orei, descrierii și / sau locației workshop-ului . Dacă participantul alege să participe la un alt workshop (în locul celui anulat), acesta nu va mai primi rambursări.

  • În cazul în care un participant a plătit taxa de participare și nu a găsit în paleta științifică oferită de organizatori niciun workshop/conferință/keynote interesant și / sau nu mai dorește să participe la KronMed 2020, acesta are dreptul la o rambursare atât timp cât o cerere oficială este făcută în 48 ore de la data/ora anunțării programului științific, adică lista conferințelor/workshop-urilor/keynotes. În acest caz, vom deduce o taxă suplimentară din suma rambursată. Aceasta NU se aplică taxelor Super Early Bird și Early Bird. 

  • Dacă un participant activ nu mai poate să-și prezinte prezentarea orală / poster, după acceptarea acesteia și după achitarea taxei de înregistrare, acesta are dreptul să desemneze unul dintre coautorii lucrării pentru a susține discursul, numai dacă coautorul respectiv este deja înregistrat ca participant. Diferențele de taxe de înregistrare între autorul care trebuia să prezinte inițial lucrarea în poziția de participant activ și coautorul desemnat sunt responsabilitatea participanților implicați, iar organizatorii KronMed 2020 nu vor oferi nicio rambursare în acest caz. Nu s-ar acorda rambursări în cazul în care autorul nu poate oferi prezentarea orală / poster și nu există niciun coautor înregistrat deja ca participant pasiv care să-l poată înlocui.


 

NU se vor face rambursări:

  • participanților care au plătit taxele Super Early Bird și Early Bird  pentru participanții pasivi.

  • către participanții care produc încălcări importante ale acestor Termeni și condiții (referitoare la, dar fără a se limita la fraudă sau suspiciunea de fraudă, utilizarea rău intenționată a site-ului web, acțiuni care pot provoca daune organizatorilor KronMed, către ASSM (Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni), către alți participanți la KronMed, parteneri sau sponsori ai congresului, terți implicați în KronMed 2020 etc);

  • participanților care au fost interziși la KronMed 2020 din cauza comportamentului defectuos, a comportamentului violent față de personalul KronMed 2020,vorbitorilor sau altor participanți sau a oricărei alte încălcări grave a oricărei prevederi a acestor Termeni și condiții în timpul sau înainte de congres;

  • Autorilor care sunt eliminați sau descalificați din prezentările lucrărilor științifice din cadrul KronMed 2020 (prezentări orale și / sau poster) din cauza nerespectării termenilor specifici acestui tip de prezentări (așa cum s-a menționat mai sus);

  • participanților cărora li se refuză accesul la conferințe/workshop-uri/keynotes și / sau din cauza neprezentării unei ecuson oficial valabil (fie tipărit sau electronic), cât și / sau cărții de identitate valabile (indiferent de motiv);

  • pentru eșecul programării necorespunzătoare a workshop-ului din vina proprie a participanților;

  • pentru întârzieri sau absențe care s-ar finaliza cu neparticiparea la conferințele sau workshop-urile KronMed;

  • cheltuieli de cazare, alte costuri administrative, cheltuieli de călătorie, cheltuieli de asigurare, costuri medicale etc.;

  • pentru orice solicitare cu privire la cazare;

  • pentru orice modificări care apar în programul congresului sau în programul științific sau al ceremoniilor de început și  închidere și / sau conținut;

  • pentru orice anulări sau schimbări de program, de speaker sau locație la conferințe, keynotes și prezentări ale lucrărilor științifice;

  • pentru orice modificări apărute în descrierea sau conținutul conferințelor, keynotes,workshop-uri și prezentări ale lucrărilor științifice;

  • pentru orice discrepanțe între descrierea de pe site-ul oficial sau paginile de socializare ale oricărui eveniment de la KronMed 2020 și ce se întâmplă sau este prezentat la evenimentul real;

  • pentru orice probleme, neînțelegeri, pierderi sau daune care pot să apară din cauza personalului, speakerilor, formatorilor, personalului KronMed 2020;

  • pentru orice modificări ale locațiilor KronMed 2020;

  • pentru nerespectarea descărcării certificatului electronic de participare înainte de termenele prevăzute în acești Termeni și condiții și pe site-ul oficial;

  • participanților care nu primesc un certificat de participare în format electronic din cauza nerespectării completării formularului de feedback oficial al congresului conform acestor termeni și condiții;

  • pentru orice taxe incomplete;

  • pentru evenimente sociale științifice sau speciale anulate din cauza unor situații neprevăzute sau excepționale (a se vedea, de asemenea, capitolul anularea evenimentului și forța majoră);

  • pentru orice tip de dezactivare a site-ului oficial, din motive care nu se încadrează în sfera de responsabilitate a ASSM (de exemplu, catastrofe naturale, grevă, forță majoră, furnizor de server timp de timp, atacuri cibernetice etc);

  • pentru orice reclamații și costuri care rezultă din confirmarea întârziată a plății și/sau activarea contului personal din motive care nu se încadrează în sfera de responsabilitate a ASSM;

  • pentru orice daune care pot apărea participanților din culpă terților( designeri de site-uri, administratorii site-ului web, furnizori de e-mail, servicii de catering, servicii bancare, parteneri oficiali, sponsori oficiali etc.);

  • pentru orice daune materiale sau morale care pot apărea participanților din cauza comportamentului, discursurilor sau acțiunilor speakerilor și / sau a formatorilor.

ASSM( Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni) nu este responsabilă de eventuale pierderi , lipsuri sau înstrăinare a obiectelor personale pe toată durata desfășurării congresului.

 

 

 

Capitolul X  - Termene limită 

 

Atât participanții pasivi, cât și cei activi prezenți trebuie să respecte termenele afișate pe site-ul oficial. Orice modificare a termenelor va fi anunțată pe site-ul nostru web, pe paginile noastre oficiale de socializare și prin e-mail către participanții care s-au înregistrat până în acel moment. Organizatorii KronMed 2020 au dreptul, la discreția lor și fără notificare prealabilă, să modifice termenele limită. Orice modificare a termenelor KronMed 2020 nu este considerată o modificare a Termenilor și condițiilor.



 

Capitolul XI - Anularea evenimentului în caz de forță majoră

În cazul în care evenimentul nu poate fi organizat sau poate fi modificat din motive din afara sferei de responsabilitate a ASSM (Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni) (de exemplu, catastrofă naturală, grevă, criză economică, stare de urgență, război, nuclear, chimic sau război biologic sau forță majoră etc.), nu se poate face nicio cerere de rambursare a taxelor de înregistrare (proporționale) sau de compensare a oricăror pierderi (materiale).

Ne rezervăm dreptul de a anula în scurt timp orice eveniment științific dacă nu este atins un număr minim de 3 participanți. În acest caz, se aplică condițiile generale și specifice de restituire (Politica de rambursare). Ne rezervăm dreptul de a anula în scurt timp orice eveniment științific dacă există motive din afara sferei de responsabilitate a ASSM (Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni) (de exemplu, catastrofă naturală, grevă, criză economică, forță majoră, stare de urgență, război nuclear, chimic sau biologic, închiderea locului, interdicții ale autorităților etc.). În această situație nu se pot solicita taxe sau alte penalități.

Ne rezervăm dreptul de a anula în scurt timp orice eveniment social dacă nu este atins un anumit număr minim de participanți sau dacă există motive din afara sferei de responsabilitate a ASSM (de exemplu, catastrofă naturală, grevă, apar crize economice, forțe majore, închiderea locului, interdicții ale autorităților etc.). În această situație nu se pot solicita taxe sau alte penalități.

Orice modificare sau anulare a oricărui eveniment al conferinței va fi anunțată pe paginile oficiale de socializare KronMed 2020 și prin adresele de e-mail furnizate la înregistrare.













 

Politica de confidențialitate a datelor

Vă rugăm să citiți cu atenție și să fiți de acord cu Politica noastră de confidențialitate.

Utilizarea de fotografii, drepturi de imagine - Participanții sunt informați că fotografiile, videoclipurile și înregistrările audio ale participanților sunt create la eveniment. Acest material va fi publicat pe internet, pagini oficiale de socializare, reviste profesionale și / sau alte publicații în timpul și după congres. Participând la KronMed și acceptând acești Termeni și condiții, sunteți de acord cu publicarea fotografiilor, videoclipurilor și înregistrărilor audio realizate în timpul congresului. Dacă nu vă doriți ca imaginea dumneavoastră să apară în fotografii, videoclipuri sau înregistrări audio realizate în timpul KronMed 2020, puteți trimite o solicitare specială la adresa brasovassm@gmail.com intitulat  : ”Confidențialitate imagine + nume și prenume” sau folosind formularul de contact de pe site-ul oficial cu cel puțin 30 de zile înainte de începerea congresului. Orice cerere după termenul menționat anterior nu va fi luată în considerare și nu va fi oferită nicio compensație pentru utilizarea materialului înregistrat.

 

  1. Introducere

 

Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni(ASSM) respectă confidențialitatea oricărei persoane care vizitează site-urile noastre web, atât cel oficial cât și cel destinat congresului KronMed 2020. Această politică prezintă și detaliază modul în care noi gestionăm datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu Regulamentele generale de protecție a datelor („GDPR”), regulamentul general privind protecția datelor UE 

(„ GDPR ”) și Legea nr. 190/2018.

 

În sensul Legii nr. 190/2018 și GDPR, suntem controlorul de date și orice întrebări privind colectarea/procesarea datelor dvs.pot fi trimise prin e-mail la brasovassm@gmail.com

 

Protejarea datelor dumneavoastră cu caracter personal este foarte importantă pentru noi. Această politică de confidențialitate descrie practicile noastre privind colectarea și utilizarea datelor dvs. cu caracter personal - de exemplu, ce date colectăm, motivul și scopul pentru care le colectăm și care sunt drepturile dvs. în legătură cu datele cu caracter personal.

 

  1. Tipuri de date pe care le colectăm

Datele cu caracter personal sunt toate informațiile care permit identificarea persoanei vizate. Aceste date includ, de exemplu, numele dvs., datele de contact, detaliile de plată. Datele pe care noi le folosim pentru a vă putea identifica și a vă ține la curent cu toate informațiile legate de congres și pentru a asigura o bună comunicare între organizatori și dumneavoastră, ca participant sunt următoarele : 

  • Nume și prenume;

  • Adresă de e-mail;

  • Anul de studiu;

  • Sexul

  • Universitatea de proveniență;

  • Specializarea/programul de studii

  • Numărul de telefon.

 

  1.  Scopul colectării datelor

Motivul pentru care colectăm aceste date este pentru a vă putea identifica în cadrul congresului, pentru a facilita comunicarea cu dumneavoastră și a vă informa cu privire la noutăți, posibile modificări și în special pentru a avea o comunicare facilă. De asemenea, nume și prenumele dumneavoastră vor fi folosite pentru eliberarea certificatelor de participare, pentru emiterea ecusoanelor folosite în cadrul congresului. 

 

  1. Durata de păstrare a datelor

 

Vom păstra datele dvs. doar atât timp cât este necesar pentru a atinge scopul pentru care am colectat datele. Termenul maxim de păstrare a datelor este 31 decembrie 2020. Dacă doriți ca datele dumneavoastră să fie șterse înainte de acest termen vă rugăm să ne contactați pe adresa kronmedbrasov@gmail.com. Datele dumneavoastră vor putea fi accesate doar de către echipa de organizare KronMed 2020 dar și de ASSM ( Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni). 

 

  1. Drepturile dumneavoastră  

 

  1. Dreptul la informare . 

  2. Cerere de acces a persoanelor vizate 

  3. Dreptul la rectificare. 

  4. Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”). Puteți solicita ștergerea datelor dvs. personale, cu condiția să îndepliniți criteriile legale pentru această solicitare.

  5. Obiectul prelucrării informațiilor dvs. personale. Dacă prelucrăm datele dvs. pe baza interesului nostru legitim (sau al unei terțe părți) și vă aflați într-o situație particulară care vă oferă motive să vă opuneți procesării, puteți trimite această solicitare. 

  6. Dreptul la restricție. 

  7. Dreptul la portabilitatea datelor. 

  8. Dreptul de a retrage consimțământul. În cazul în care ați consimțit la colectarea, procesarea și transferul datelor dvs. cu caracter personal pentru un anumit scop, aveți dreptul să vă retrageți oricând consimțământul pentru această prelucrare.

 

Pentru mai multe informații legate de cum ASSM prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal ne puteți trimite un e-mail la adresa brasovassm@gmail.com.