Cuprins

 

Capitolul I - Informaţii generale

Capitolul II - Înregistrare

Capitolul III - Tipuri de participanţi

Capitolul IV - Lucrări ştiinţifice și postere

Capitolul V - Modalitatea de selecţie a abstractelor

Capitolul VI - Repartizare workshopuri şi conferinţe

Capitolul VII - Certificate de participare

Capitolul VIII - Taxe

Capitolul IX - Politica de returnare a taxelor

Capitolul X - Politica de confidenţialitate

Capitolul XI - Termene limită

Capitolul Xll - Anularea evenimentului în caz de forță majoră

 

Capitolul I - Informații generale

 

Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni (ASSM) este o organizație non-profit, fondată în data de 10 martie 2010 de către tinerii studenți de atunci, asociație ce are în vedere modelarea unei societăți mai educate, mai responsabile, mai sănătoase prin campaniile și activitățile desfășurate.

ASSM este organizatorul oficial al evenimentului.

Site-ul oficial al asociației este: www.assmbv.org

Site-ul oficial al Congresului: www.kronmed.org 

Proprietarul site-ului oficial este ASSM.

Pentru a putea participa la cea de-a patra ediție a congresului KronMed, este obligatorie înregistrarea pe site-ul oficial și achitarea taxei de participare.

Limba oficială a congresului este limba română.

 

Capitolul ll - Înregistrare

 

Participanții se pot înregistra în intervalul iulie - noiembrie 2023. 

Înregistrarea participanților se va face on-line, pe site-ul oficial al evenimentului. Puteți alege dintre următoarele opțiuni: participant activ sau participant pasiv.

Pe baza alegerii dumneavoastră, va trebui să completați o serie de câmpuri obligatorii privind informațiile cu caracter personal. 

Vă informăm că datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi utilizate în conformitate cu Directiva 95/46 / CE (Regulamentul general privind protecția datelor - GDPR).

Înregistrarea va fi completă odată cu finalizarea plății și primirea unui e-mail de confirmare.

 

Capitolul lll - Tipuri de participanți

 

Participantul pasiv: acest tip de cont vă asigură accesul la toate activitățile științifice și sociale ale congresului (cursuri, workshopuri și keynotes) pe întreaga durată a evenimentului, fără a fi autor sau coautor al unei lucrări științifice prezentate. Dacă doriți să vă schimbați tipul de cont și să deveniți un participant activ, puteți face acest lucru până la data limită de trimitere a abstractelor. Puteți alege dintre următoarele pachete în funcție de data limita de inscriere: Early Bird, Regular și Late.

 

Participantul activ: acest tip de cont vă asigură accesul la toate activitățile științifice și sociale ale congresului (conferințe, workshopuri și keynotes) pe întreaga durată a evenimentului. 

În mod specific, acest tip de cont implică a fi autor sau coautor al unei lucrări științifice sau poster acceptate. În cazul lucrărilor științifice, rezumatul va fi transmis doar de autor, care va fi și prezentatorul! 

Un participant activ poate fi autor al unei singure lucrări și coautor al unui număr de maxim două lucrări. 

Pe lângă activitățile științifice frecventate în mod obligatoriu în vederea obținerii diplomei, participantul activ va trebui să participe și la prezentările orale din cadrul sesiunii la care este programat. 

Este obligatoriu ca autorul să aibă un cont activ. Asigurați-vă că toate adresele de e-mail sunt valabile. Pentru mai multe informații despre lucrările științifice, accesați secțiunea dedicată acestei teme.

 

Capitolul lV - Lucrări științifice și postere 

 

lV.1 - Prezentarea orală

• Științe Fundamentale

• Științe Medicale      

• Științe Chirurgicale

• Prezentare de caz

 

Prezentarea orală poate avea un singur prezentator. Dacă prezentatorul anunțat nu mai poate susține lucrarea:

- are dreptul de a desemna unul din coautori pentru a susține discursul, dar numai dacă anunță organizatorii evenimentului obligatoriu cu cel puțin 48 de ore înainte de ora și

data sesiunii;

- diferențele de taxe dintre autorul care ar fi trebuit să prezinte (în calitate de participant activ) și coautor (în calitate de participant pasiv) sunt responsabilitatea participanților implicați;

- neprezentarea în cadrul sesiunilor de prezentare ale lucrărilor științifice elimină lucrarea în mod automat din cadrul evaluării, iar taxa aferentă acestui tip de participare nu poate fi restituită. Participantul poate însă lua parte în continuare la programul științific și primi diploma aferentă participantului pasiv.

 

lV.2 - Prezentare poster 

Modul corect de alcătuire al posterului va fi cuprins în ,,Ghidul de elaborare al abstractelor”. Acesta va fi încărcat în timp util, în perioada antemergătoare perioadei de încărcare a abstractelor, în secțiunea special destinată participanților activi. Aceasta va cuprinde toate detaliile tehnice necesare. Detaliile privitoare la prezentarea propriu-zisă vor fi postate în timp util, în cadrul aceleiași secțiuni.

 

lV.3 - Depunerea abstractelor

În cel mai scurt timp, vom posta în secțiunea ,,Participant Activ” un ghid al modalității de redactare a abstractelor, dar și termenul limită de predare al acestora. 

Acestea vor fi încărcate on-line, în secțiunea specială destinată participanților activi.

 

lV.4 - Detalii tehnice

Toate detaliile tehnice privitoare la redactarea și prezentarea lucrărilor științifice și posterelor vor fi cuprinse în ,,Ghidul de redactare al abstractelor”. Modul de desfășurare și programul vor fi detaliate pe site-ul oficial, secțiunea ,,Participant Activ”.

 

lV.5 - Detalii importante

Fiecare lucrare poate avea maxim un autor, trei coautori și doi coordonatori științifici.

Un participant activ se poate găsi singur într-una dintre cele patru situații următoare:

      ● autor al unei lucrări;

      ● coautor al unei lucrări;

      ● autor al unei lucrări și coautor al unei alte lucrări;

      ● coautor a două lucrări diferite.

 

Capitolul V - Modalitatea de selecție a abstractelor

 

Modalitatea de selecție a abstractelor se face în conformitate cu ,,Ghidul de redactare al abstractelor”, care va fi pus la dispoziția participanților activi, în timp util, anterior perioadei de încărcare a abstractelor. Numărul total de lucrări științifice admise în cadrul Congresului Național pentru Studenți și Tineri Medici este de 40 de lucrări științifice și 20 de postere.

 

 Capitolul Vl - Repartizare workshopuri și sesiuni plenare

 

Programul științific va fi finalizat și publicat pe site-ul oficial al evenimentului.

Selecția workshopurilor și sesiunilor plenare va fi anunțată numai după finalizarea programului științific. După crearea contului, înscrierea și confirmarea primită pe e-mail, participantul are obligația de a opta pentru workshopurile la care își dorește să participe. În acest sens, organizatorii vor posta o listă în prealabil ce cuprinde toate workshopurile, iar ulterior va fi stabilit un termen limită pentru a completa formularul cu opțiunile fiecărui participant.

 

Capitolul Vll - Certificate de participare

 

Certificatul de participare va fi trimis participanților în format electronic în termen de maximum șapte zile lucrătoare. 

Se acordă certificate de participare:

- participanților activi care îndeplinesc criteriile de eligibilitate;

- participanților pasivi care îndeplinesc criteriile necesare și participă la evenimentele obligatorii.

În cazul în care un participant activ nu îndeplinește aceste criterii, el va primi un certificat echivalent cu cel al unui participant pasiv.

În cazul în care un participant pasiv nu îndeplinește aceste criterii, nu va primi niciun certificat.

În cazul în care lucrarea științifică nu este prezentată din motive care nu țin de comitetul de organizare, autorul și coautorii vor primi certificate echivalente cu cele ale participanților pasivi, iar rezumatul nu va fi publicat în Cartea de abstracte. 

 

Capitolul Vlll - Taxe

 

Pachete oferite:

 

1. Early Bird

 

• welcome kit + o surpriză din partea O.C.;

• acces la ceremonia de deschidere a congresului;

• acces la coffee breaks pe toată durata congresului;

• acces la evenimentele științifice pe toată durata congresului;

• acces program social;

• certificat de participare.

 

2. Regular Fee

 

• welcome kit + o surpriză din partea O.C.;

• Acces la ceremonia de deschidere a congresului;

• acces la coffee breaks pe toată durata congresului;

• acces la evenimentele științifice pe toată durata congresului;

• acces program social;

• certificat de participare. 

 

3.Late fee

 

• welcome kit + o surpriză din partea O.C.;

• acces la ceremonia de deschidere a congresului;

• acces la coffee breaks pe toată durata congresului;

• acces la evenimentele științifice pe toată durata congresului;

• acces program social;

• certificat de participare.

 

4.Last Chance fee

 

• o surpriză din partea O.C.;

• acces la ceremonia de deschidere a congresului;

• acces la coffee breaks pe toată durata congresului;

• acces la evenimentele științifice pe toată durata congresului;

• acces program social;

• certificat de participare.

 

Modalități de plată:

 

1. transfer bancar direct în contul Asociaţiei;

 

Nume: ASOCIAŢIA ŞTIINŢIFICĂ A STUDENŢILOR MEDICINIŞTI BRAŞOVENI

Adresă: Municipiul Braşov, str. Nicolae Bălcescu, nr. 56, judeţul Braşov

CIF: 26846438

Cont bancar: RO63BTRL00801205S91115XX, Banca Transilvania

 

1. plată on-line.

 

Termenele de plată vor fi anunțate în concordanță cu tipurile de pachete listate anterior.

 

Mențiuni

 

După finalizarea procesului de înscriere și confirmarea plății, în termen de TREI zile lucrătoare, fiecare participant înscris va primi un e-mail, pe adresa indicată în momentul înscrierii, care va confirma înregistrarea. 

Organizatorii KronMed 2023 nu își asumă nicio responsabilitate în cazul în care confirmarea oricărei plăți și/sau activarea ulterioară a contului personal este întârziată din motive care nu se încadrează în sfera de responsabilitate a ASSM (exemplu: sărbătorile bancare, sărbătorile naționale, perioadele de oprire ale băncilor sau ale furnizorului de internet, întreruperea furnizorului de plăți online, greve etc.)

Organizatorii KronMed 2023 au dreptul, la discreția lor și fără notificare prealabilă, de a schimba sau modifica orice participare sau taxe speciale și/sau orice termen limită. Aceste modificări nu afectează participanții care au plătit deja și au primit confirmarea de plată. Orice modificare a termenelor de plată a taxelor și/sau taxe va fi anunțată pe site-ul oficial și pe paginile oficiale ale evenimentului și nu este considerată o modificare a Termenilor și condițiilor actuale. Taxele nu sunt rambursabile.

 

Capitolul lX - Politica de returnare a taxelor

 

Condiții generale de restituire a taxei

Taxele sunt rambursabile la cerere atât timp cât participantul (fie activ, fie pasiv) corespunde normelor mai jos specificate, menționând în cerere numele, prenumele, motivul nominalizat și contul în care vor fi transferați banii.

 

Vom rambursa numai prin transfer bancar online, rambursarea în numerar nu va fi disponibilă. Toate comisioanele bancare vor fi deduse din suma rambursată. Vom transfera banii în contul bancar indicat în cel mult 15 zile lucrătoare.

 

Dacă participantul alege să solicite o rambursare a taxei de congres, acesta va pierde statutul de participant și nu va mai putea participa la KronMed 2023.

 

NU se vor efectua rambursări pentru taxa Early Bird, cu excepția situațiilor care depind doar de organizatorii KronMed 2023 și care afectează participarea și dorințele participantului sau a celor prevăzute în secțiunea „Condiții specifice de restituire”.

 

Nu putem efectua alte rambursări în afară de cele menționate mai jos în subsecțiunea „Termeni de restituire specifici”. Nu vom lua în considerare nicio cerere de rambursare făcută în zilele congresului și/sau după termenele de rambursare specificate mai jos, așa cum se menționează în secțiunea „Condiții specifice de restituire”.

 

Condiții specifice de restituire

●  În cazul în care un participant aplică pentru un workshop care se anulează din cauza unei probleme a organizatorilor KronMed 2023, participantul poate rezerva orice alt workshop în cel mult 48 de ore de la anunțarea anulării (dacă anularea se întâmplă după

data limită de rezervare a atelierului) și, dacă după consultarea cu echipa noastră, nu găsește niciun workshop interesant pentru nevoile sale, are dreptul să solicite o rambursare completă a taxelor plătite anterior în orice moment al conferinței. În acest caz, nu vom deduce nicio taxă suplimentară de administrare, în afara comisioanelor bancare. Acest lucru NU se aplică schimbării speakerului, orei, descrierii și/sau locației workshopului. Dacă participantul alege să participe la un alt atelier (în locul celui anulat), acesta nu va mai primi rambursări.

●  În cazul în care un participant a plătit taxa de participare și nu a găsit în paleta științifică oferită de organizatori niciun workshop/conferință/keynote interesant și/sau nu mai dorește să participe la KronMed 2023, acesta are dreptul la o rambursare atât timp cât o cerere oficială este făcută în 48 ore de la data/ora anunțării programului științific, adică

lista conferințelor/workshopurilor/keynotes. În acest caz, vom deduce o taxă

suplimentară din suma rambursată. Aceasta NU se aplică taxei Early Bird.

 

NU se vor face rambursări:

●  participanților care au plătit taxa Early Bird;

●  către participanții care produc încălcări importante ale acestor Termeni și condiții

(referitoare la, dar fără a se limita la fraudă sau suspiciunea de fraudă, utilizarea rău intenționată a site-ului web, acțiuni care pot provoca daune organizatorilor KronMed, către ASSM – Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni, către alți participanți la KronMed, parteneri sau sponsori ai congresului, terți implicați în KronMed 2023 etc.);

●  participanților care au fost interziși la KronMed 2023 din cauza comportamentului defectuos, a comportamentului violent față de personalul KronMed 2023, vorbitorilor sau

altor participanți sau a oricărei alte încălcări grave a oricărei prevederi a acestor Termeni și condiții în timpul sau înainte de congres;

●  autorilor care sunt eliminați sau descalificați din prezentările lucrărilor științifice din cadrul KronMed 2023 (prezentări orale și/sau poster) din cauza nerespectării termenilor specifici acestui tip de prezentări (așa cum s-a menționat mai sus);

●  participanților cărora li se refuză accesul la conferințe/workshopuri/keynotes și/sau din cauza neprezentării unei ecuson oficial valabil (fie tipărit, fie electronic) și/sau cărții de identitate valabile (indiferent de motiv);

●  pentru eșecul programării necorespunzătoare a workshopului din vina proprie a participanților;

●  cheltuieli de cazare, alte costuri administrative, cheltuieli de călătorie, cheltuieli de asigurare, costuri medicale etc.;

●  pentru orice solicitare cu privire la cazare;

●  pentru orice modificări care apar în programul congresului sau în programul științific sau al ceremoniilor de început și închidere și/sau conținut;

●  pentru orice anulări sau schimbări de program, de speaker sau locație la conferințe, keynotes și prezentări ale lucrărilor științifice;

●  pentru orice modificări apărute în descrierea sau conținutul conferințelor,

keynotes, workshopuri și prezentări ale lucrărilor științifice;

●  pentru orice discrepanțe între descrierea de pe site-ul oficial sau paginile de socializare ale oricărui eveniment de la KronMed 2023 și ce se întâmplă sau este prezentat la evenimentul real;

●  pentru orice probleme, neînțelegeri, pierderi sau daune care pot să apară din cauza personalului, speakerilor, formatorilor, personalului KronMed 2023;

●  pentru orice modificări ale locațiilor KronMed 2023;

●  pentru nerespectarea descărcării certificatului electronic de participare înainte de termenele prevăzute în acești Termeni și condiții și pe site-ul oficial;

●  participanților care nu primesc un certificat de participare în format electronic din cauza nerespectării formularului de feedback oficial al congresului conform acestor termeni și

condiții;

●  pentru orice taxe incomplete;

●  pentru evenimente sociale științifice sau speciale anulate din cauza unor situații neprevăzute sau excepționale (a se vedea, de asemenea, capitolul anularea evenimentului și forța majoră);

●  pentru orice timp de dezactivare a site-ului oficial, din motive care nu se încadrează în sfera de responsabilitate a ASSM (de exemplu, catastrofe naturale, grevă, forță majoră, furnizor de server timp de timp, atacuri cibernetice etc.);

●  pentru orice reclamații și costuri care rezultă din confirmarea întârziată a plății și/sau activarea contului personal din motive care nu se încadrează în sfera de responsabilitate a ASSM;

●  pentru orice daune care pot apărea participanților din culpă terților( designeri de site-uri, administratorii site-ului web, furnizori de e-mail, servicii de catering, servicii bancare, parteneri oficiali, sponsori oficiali etc.);

●  pentru orice daune materiale sau morale care pot apărea participanților din cauza comportamentului, discursurilor sau acțiunilor speakerilor și/sau a formatorilor.

ASSM (Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni) nu este responsabilă de eventuale pierderi, lipsuri sau înstrăinare a obiectelor personale pe toata durata desfășurării Congresului.

 

Capitolul X - Politica de confidențialitate

Vă rugăm să citiți cu atenție și să fiți de acord cu Politica noastră de confidențialitate.

 

Utilizarea de fotografii, drepturi de imagine

Participanții sunt informați că fotografiile, videoclipurile și înregistrările audio ale participanților sunt create la eveniment. Acest material va fi publicat pe internet, pagini oficiale de socializare, reviste profesionale și/sau alte publicații în timpul și după congres. Participând la KronMed 2023 și acceptând acești Termeni și condiții, sunteți de acord cu publicarea fotografiilor, videoclipurilor și înregistrărilor audio realizate în timpul congresului. Dacă nu vă doriți ca imaginea dumneavoastră să apară în fotografii, videoclipuri sau înregistrări audio realizate în timpul KronMed 2023, puteți trimite o solicitare specială la adresa brasovassm@gmail.com intitulată: ,,Confidențialitate imagine + nume și prenume” sau folosind formularul de contact de pe site-ul oficial cu cel puțin 30 de zile înainte de începerea congresului. Orice cerere după termenul menționat anterior nu va fi luată în considerare și nu va fi oferită nicio compensație pentru utilizarea materialului înregistrat.

 

Capitolul Xl - Termene limită 

Atât participanții pasivi, cât și cei activi prezenți trebuie să respecte termenele afișate pe site-ul oficial. Orice modificare a termenelor limită va fi anunțată pe site-ul nostru web, pe paginile noastre oficiale de socializare și prin e-mail către participanții care s-au înregistrat până în acel moment. Organizatorii KronMed 2023 au dreptul, la discreția lor și fără notificare prealabilă, să modifice termenele limită. 

Orice modificare a termenelor KronMed 2023 nu este considerată o modificare a Termenilor și condițiilor!

 

Capitolul Xll - Anularea evenimentului în caz de forță majoră                                                                                                                                                                                                                                               

În cazul în care evenimentul nu poate fi organizat sau poate fi modificat din motive din afara sferei de responsabilitate a ASSM – Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni (de exemplu: catastrofă naturală, grevă, criză economică, stare de urgență, război, nuclear, chimic sau război biologic sau forță majoră etc.), nu se poate face nicio cerere de rambursare a taxelor de înregistrare (proporționale) sau de compensare a oricăror pierderi (materiale).

Ne rezervăm dreptul de a anula în scurt timp orice eveniment științific dacă nu este atins un număr minim de 3 participanți. În acest caz, se aplică condițiile generale și specifice de restituire (Politica de rambursare). Ne rezervăm dreptul de a anula în scurt timp orice eveniment științific dacă există motive din afara sferei de responsabilitate a ASSM (Asociația Științifică a Studenților Mediciniști Brașoveni), de exemplu: catastrofă naturală, grevă, criză economică, forță majoră, stare de urgență, război nuclear, chimic sau biologic, închiderea locului, interdicții ale autorităților etc.). 

În această situație, nu se pot solicita taxe sau alte penalități.

Ne rezervăm dreptul de a anula în scurt timp orice eveniment social dacă nu este atins un anumit număr minim de participanți sau dacă există motive din afara sferei de responsabilitate a ASSM (exemplu: catastrofă naturală, grevă, apar crize economice, forțe majore, închiderea locului, interdicții ale autorităților etc.). În această situație nu se pot solicita taxe sau alte penalități.

Orice modificare sau anulare a oricărui eveniment al conferinței va fi anunțată pe paginile oficiale de socializare KronMed 2023 și prin adresele de e-mail furnizate la înregistrare.